昨今導入が進むビジネスにおけるチャットツール。
果たしてどういうメリット・デメリットがあるのかをお伝えしていきます。
メリット①メールより速い
チャットのメリットはリアルタイム感です。
どちらかというとメールより電話に近く、直ぐにレスポンスが貰いやすいです。
一報メールではCCに入れられた飛んでるだけのメールや、見向きもしないメールも含めて
大量のメールに埋もれている方も多いのではないでしょうか。
このような場合、メールはどうしてもレスポンスが遅くなりがち、受け取った人に依存しがちになります。
メリット②気軽に発言できる
チャットはメールと比べてカジュアルなものです。
メールのような「○○部長。お疲れ様です。△△です。」といった前置きは不要。
普段話さないような人とでも非常に会話しやすいです。
何か仕事上でわからないことがあったとき、
それがわざわざ複数人にメールで聞くほどのことでも無いな…、というものであっても、
チームチャットに投げれば誰かしらが答えてくれるかもしれません。
メリット③話のつながりが分かりやすい
ビジネスチャットツールは、特定のトピックごとのルームやスレッドを作成することができ、
そのトピックに関する話題についてやり取りすることができます。
つまり、特定の話題ごとに話の流れが一覧で上から下に表示されるので、非常に話の流れを追いやすいのです。
メールの場合は、メールごとにブツ切れになってしまうため、
「あのメールどこいったっけ…？」ということが多々発生します。
モバイルでもメールからチャット形式であるLINEに多くの人が流れたのも、
話の流れがわかりやすく、会話をしているように見えることが大きな要因です。
デメリット①会話が流れてしまう
メールの場合、未読メールをストックして後から読むのは簡単ですが、
チャットの場合、読んでいないチャットの内容は流れているので、どこからどこまで読んだかが把握しにくい傾向があります。
読んだけど、忘れてしまうなど、いわゆる既読スルーのような状態がビジネスチャットでも怒り得ます。
デメリット②チャットに慣れていない世代や苦手な人がいる
最近の若年層はメールよりチャット形式であるLINEに慣れています。
一方で、40代後半、50代以上の世代はなかなかチャット文化になじみが無く、
チャットを導入してもメールのように後から読み返してレスポンスが遅かったり、
導入しても使わなかったりということが発生します。
導入の際はこうした世代や苦手意識を持つ人のフォローや教育、ルール作りも含めて考える必要があります。
デメリット③全てをチャットでやろうとしてしまう
全てのコミュニケーションがチャットに取って代わるんだと言わんばかりに、
ありとあらゆるコミュニケーションをチャットのみでやり取りする人が出てきます。
もちろん不可能ではありませんが、それぞれのコミュニケーションツールにも適材適所があります。
誠意や熱意を伝えたり、相手の調子をうかがう必要がある場合は
電話や対面のコミュニケーションも必要になってきます。
そのあたりをバランスよくコントロールしないと、扱いづらい人が出てきます。
まとめ
結論から言えば、時代のスピード感に合わせるのであればビジネスチャットは導入すべきです。
しかし、コミュニケーションの１つであるということ、メリット・デメリットを考慮したうえで
導入を考えるべきです。