ビジネスチャット導入のメリット3つ・デメリット3つ

ビジネスチャット導入のメリット3つ・デメリット3つ

昨今導入が進むビジネスにおけるチャットツール。

果たしてどういうメリット・デメリットがあるのかをお伝えしていきます。

メリット①メールより速い

チャットのメリットはリアルタイム感です。

どちらかというとメールより電話に近く、直ぐにレスポンスが貰いやすいです。

一報メールではCCに入れられた飛んでるだけのメールや、見向きもしないメールも含めて
大量のメールに埋もれている方も多いのではないでしょうか。

このような場合、メールはどうしてもレスポンスが遅くなりがち、受け取った人に依存しがちになります。

メリット②気軽に発言できる

チャットはメールと比べてカジュアルなものです。

メールのような「○○部長。お疲れ様です。△△です。」といった前置きは不要

普段話さないような人とでも非常に会話しやすいです。

何か仕事上でわからないことがあったとき、
それがわざわざ複数人にメールで聞くほどのことでも無いな…、というものであっても、
チームチャットに投げれば誰かしらが答えてくれるかもしれません。

メリット③話のつながりが分かりやすい

ビジネスチャットツールは、特定のトピックごとのルームやスレッドを作成することができ、
そのトピックに関する話題についてやり取りすることができます。

つまり、特定の話題ごとに話の流れが一覧で上から下に表示されるので、非常に話の流れを追いやすいのです。

メールの場合は、メールごとにブツ切れになってしまうため、
あのメールどこいったっけ…?」ということが多々発生します。

モバイルでもメールからチャット形式であるLINEに多くの人が流れたのも、
話の流れがわかりやすく、会話をしているように見えることが大きな要因です。

デメリット①会話が流れてしまう

メールの場合、未読メールをストックして後から読むのは簡単ですが、
チャットの場合、読んでいないチャットの内容は流れているので、どこからどこまで読んだかが把握しにくい傾向があります。

読んだけど、忘れてしまうなど、いわゆる既読スルーのような状態がビジネスチャットでも怒り得ます。

デメリット②チャットに慣れていない世代や苦手な人がいる

最近の若年層はメールよりチャット形式であるLINEに慣れています。

一方で、40代後半、50代以上の世代はなかなかチャット文化になじみが無く、
チャットを導入してもメールのように後から読み返してレスポンスが遅かったり
導入しても使わなかったりということが発生します。

導入の際はこうした世代や苦手意識を持つ人のフォローや教育、ルール作りも含めて考える必要があります。

デメリット③全てをチャットでやろうとしてしまう

全てのコミュニケーションがチャットに取って代わるんだと言わんばかりに、
ありとあらゆるコミュニケーションをチャットのみでやり取りする人が出てきます。

もちろん不可能ではありませんが、それぞれのコミュニケーションツールにも適材適所があります。

誠意や熱意を伝えたり、相手の調子をうかがう必要がある場合は
電話や対面のコミュニケーションも必要になってきます。

そのあたりをバランスよくコントロールしないと、扱いづらい人が出てきます。

まとめ

結論から言えば、時代のスピード感に合わせるのであればビジネスチャットは導入すべきです。
しかし、コミュニケーションの1つであるということ、メリット・デメリットを考慮したうえで
導入を考えるべきです。

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